Varför fungerar inte våra möten?

Första punkten på agendan. Anton lutar sig framåt. Han har många tankar om ämnet och uttrycker dem med stor säkerhet.

Det brukar bli så här. Anton pratar. Några nickar. Någon försöker säga något men blir avbruten. Efter en stund fattas ett beslut. Oftast i linje med det Anton sagt.

Har du råkat ut för någon som Anton i ett möte? Eller finns det risk att du själv ibland blir Anton?

Hur fördelas tiden i våra möten?

Jag tycker alltid att det är intressant att studera möten och vad som händer i dessa. Något av det första jag tittar på är hur tiden fördelas i våra möten. Pratar alla lika mycket eller finns det en eller ett par personer som pratar nästan hela tiden?

När jag jobbar med grupper händer det att jag ber Anton (som brukar vara lätt att identifiera) att vara observatör och notera hur ordet fördelas i mötet. Vad händer i rummet när Anton tar den mindre framträdande rollen som observatör? Ofta innebär det att andra kliver fram!

• Nya tankar kommer upp.
• Gruppen får tillgång till fler perspektiv.
• Mötet blir mer än Antons åsikter.

När vi får syn på våra strukturer händer mycket. Ofta blir det en stark övning som leder till egna insikter, både hos Anton och de övriga i gruppen.

Hur får man alla att komma till tals?

Det är intressant när en ledare ställer sig frågan: Vem av medarbetarna har jag hört minst ifrån och vad skulle hända om jag lyssnade mer på den personen?

Vi vill alla komma till tals på olika sätt. Någon tar ständigt ordet, som Anton. En annan behöver mer tid och önskar material och frågeställningar redan i inbjudan till mötet. Vissa vill bjudas in i samtalet för att dela sitt perspektiv. Andra föredrar att tänka färdigt innan de vill återkoppla. Ett bra första steg är att prata om hur man vill bli lyssnad på. Och hur gruppen kan hjälpas åt för att skapa förutsättningar för att alla ska komma till tals. Är inte gruppen tillräckligt trygg för att ha den diskussionen gemensamt så är ett bra första steg att ledaren frågar var och en hur de bäst kommer till tals. Och sedan skapar förutsättningar för att alla ska komma till sin rätt så att alla perspektiv kommer fram.

Hur skapar vi psykologisk säkerhet?

En viktig komponent för att skapa psykologisk trygghet i våra grupper är att vi tydligt visar att vi lyssnar på varandra. Vår kommunikation är så mycket mer än orden vi säger. Vår ordlösa kommunikation kan vara menande blickar eller att himla med ögonen när någon yttrar sig. Det är som om den typen av reaktioner fastnar i rummet och tynger ner gruppen. När vi kan förmedla att vi lyssnar både framåtlutat och öppet händer något helt annat. Vi visar att alla i gruppen är viktiga och att olika perspektiv för oss framåt. När fler perspektiv får plats i rummet blir besluten klokare.

Effektivare möten

I många organisationer framhålls högt tempo som en styrka och många upplever att de inte har tid att lyssna.

Under många år jobbade jag på H&M. När jag fick uppdraget att bygga upp en analysavdelning på koncernnivå var det en man i ledningsgruppen som lyfte fram att H&M var ett företag med högt tempo och en stark kultur av att vara lösningsorienterade. Han såg en fara i att alla sprang väldigt snabbt direkt på lösningar och bad mig ifrågasätta om man hade uppfattat problemet på rätt sätt. Om det fanns fler perspektiv att ta hänsyn till. Min roll handlade om att komplettera den starka handlingskraften med mer lyssnande och analys innan beslut fattades.

Det är vanligt att man vill spara tid och går direkt från att ha ett problem till att agera. Jag ser ett stort värde av att sakta ner, lyssna på olika perspektiv och ge sig tid att tänka och prioritera. Att hitta riktningen. Innan man agerar. Det blir inte så bra när man springer väldigt snabbt åt fel håll.

Fyra steg till en bättre mötesstruktur

Kvaliteten på ett möte avgörs ofta av hur många perspektiv som får plats i rummet. När den psykologiska tryggheten är på plats skapas förutsättningar för att öppna för min struktur i fyra steg för att förbättra våra möten. Jag kallar den Mötets 4 S.

• Samla. Fånga så många perspektiv och tankar som möjligt.
• Sakta ner. Ge er tid för eftertanke.
• Sortera. Hur hänger de olika delarna ihop? Prioritera det viktigaste.
• Skapa. Fatta beslut och gå vidare tillsammans.

Sammanfattning

• Fördela tiden och se till att alla kommer till tals.
• Ge er tid att lyssna och tänka.
• Prata om hur ni vill komma till tals och hjälp varandra.

Effekten av att lyssna bättre i möten

• Fler perspektiv kommer fram.
• Gruppen blir trygg och vågar tänka högt tillsammans.
• Besluten blir klokare.

I många möten finns klokskapen redan i rummet. Den behöver bara få plats.